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5 Razões pelas quais a Gestão Automatizada de Viagens é o Futuro

 

A automação pela tecnologia está mudando fundamentalmente a maneira como vivemos. Desde a maneira como nos comunicamos e aprendemos até a maneira como trabalhamos e as escolhas diárias que fazemos, nossas sociedades são agora sustentadas por processos automatizados. Eficiência e fluidez é a palavra chave para tudo. As viagens corporativas modernas não são diferentes.

 

Enquanto as viagens corporativas de alguns anos atrás poderiam ser um passeio estressante, o viajante de negócios atual espera uma experiência suave e simplificada, ampliada pela tecnologia intuitiva e fácil de usar. Além disso, as empresas com visão de futuro estão descobrindo que a automação pode economizar tempo e dinheiro quando se trata de gerenciamento de viagens.

 

Mas quanto a automação vai mudar o cenário das viagens corporativas? E quão fácil é implementar? Vamos examinar o efeito da automação em empresas e viajantes de negócios e analisar os principais benefícios.

 

1) Eficiência de custos

Antes que qualquer sistema novo e brilhante possa reivindicar a revolução de uma indústria, ele precisa cumprir sua função principal. Economizou nos custos? Para uma empresa revisar suas políticas e fazer um update em seus sistemas existentes é um grande passo. Configurar a automação em certas áreas de uma empresa pode ser caro e levar muito tempo, mas a longo prazo vale a pena quando fica claro que ela economizará custos e transformará uma empresa. A automação pode trazer economia entre 40% e 70% , com retorno de vários meses ou de vários anos. Veja como:

 
 

Automação básica: economizando tempo e reduzindo erros humanos

 

Uma máquina pode executar tarefas básicas de alto volume muito mais rápido do que um ser humano e com um grau muito maior de precisão. O tempo gasto em tarefas administrativas, como pesquisa, agrupamento de dados, filtro de dados e análise, economiza tempo e dinheiro nas tarefas, além de evitar custos de erros e imprecisões.

 
 

Colaboradores satisfeitos

Não há nada divertido em pesquisar e filtrar grandes quantidades de dados básicos, então por que não deixar a tecnologia fazer este trabalho? Um processo automatizado de viagens corporativas simplifica tudo, desde reservar uma viagem e agrupar despesas até analisar estatísticas anuais, deixando os colaboradores livres para realmente aproveitar os aspectos vitais do trabalho humano e oferecer um melhor desempenho.

 
 

Maior visibilidade através da automação

 

Com o rastreamento em tempo real e os relatórios sobre todos os viajantes corporativos, as empresas são capazes de identificar exatamente como e onde o dinheiro está sendo gasto. A maior visibilidade nos padrões de gastos possibilitará um foco maior no desempenho e dará uma compreensão panorâmica dos gastos da empresa.

A automação pode levar a oportunidades de negócios previamente não previstas, desde identificar e prever possíveis tendências de negócios, passando pelo filtro de dados, até insights profundos sobre a melhoria contínua por meio do aprendizado de máquina. Seja reescrevendo uma política de viagens ou reformulando suas estratégias de gerenciamento de viagens, a automação de viagens corporativas tem o potencial de ter um efeito profundo em um dos aspectos mais importantes de um negócio, economizando custos e estimulando o potencial de crescimento.

Isso já está acontecendo com a OpenTravel, que entrega às empresas uma grande quantidade de informações, analisando dados de viagens para fornecer gráficos de gastos com viagens corporativas. Digamos que os dados mostrem que uma empresa gasta 35% de seu orçamento de viagem em Brasília. O aprendizado de máquina irá direcionar a melhor tarifa para o perfil daquela empresa levando em consideração cancelamento, atrasos e remarcação.

 

2) Política de viagem clara

Historicamente, uma política de viagens sempre foi difícil de vender dentro da empresa. As políticas de viagem no passado eram documentos grandes e ninguém sabia em que pasta do “dropbox” ficava aquele documento. No entanto, a automação mudou isso para sempre.

Para empresas modernas, uma política de viagens intuitiva que funcione tanto para a empresa quanto para o viajante é essencial. Com cada vez mais millennials conhecedores de tecnologia no local de trabalho, criar uma cultura baseada na confiança, na qual os funcionários têm o poder de assumir o controle de suas próprias reservas, é o caminho a seguir. Uma política flexível que usa a tecnologia para criar um sistema automatizado é mais eficiente e a solução perfeita para os colaboradores modernos com experiência em tecnologia e frustrados com métodos ultrapassados.

O uso de uma ferramenta de reserva de viagens mantém tudo centralizado e garante que os viajantes corporativos sigam a política de forma consistente, ao mesmo tempo em que controlam sua própria viagem. Comunicações, reservas, aprovações e faturamento estão agora sob o mesmo teto, com as políticas de viagens da empresa integrada a cada passo do caminho. Tem sido um grande avanço para a gestão de viagens de negócios.

 

3) Melhor experiência para viajantes de negócios

O viajante de negócios de hoje exige uma experiência de viagem interessante. Eles não querem uma viagem que lhes tire o entusiasmo em sua carreira – eles querem aprender, experimentar coisas novas e fazer conexões. Acima de tudo, eles querem se sentir valorizados.

É por isso que a automação é um componente vital da moderna experiência de viagens corporativas. Capacitar um viajante de negócios, dando-lhe o controle de sua própria viagem, desde a reserva de viagens e acomodação até encontrar suas atividades ideais de horário livre é a melhor maneira de uma empresa mostrar quanto valoriza seu talento. Tudo isso é possível através da automação.

 

4) Segurança e proteção

No mundo de hoje, segurança e proteção nunca foram tão importantes. As empresas têm o dever de cuidar de seus viajantes e a gestão de riscos é uma parte vital de qualquer estratégia de gerenciamento de viagens.

Se usada em todo o seu potencial, a tecnologia pode ser usada para diminuir o risco para viajantes corporativos. A automação permite uma estratégia de risco muito mais confiável. Relatórios de risco atualizados e sistemas de rastreamento por GPS permitem um maior grau de comunicação entre as empresas e seus viajantes. Além disso, os dados podem identificar áreas de alto risco, garantindo a segurança dos funcionários em deslocamentos.

 

5) Gerenciamento de despesas simplificado

Com a automação de viagens corporativas, a questão das despesas é potencializada imensamente. O que antes era um pesadelo para muitos se tornou um processo suave e indolor.

 

Historicamente, os custos de viagens e despesas têm sido um dos custos mais difíceis de manter sob controle dentro das empresas. Sistemas de orçamento desatualizados e documentos perdidos tornaram quase impossível acompanhar o custo da viagem dos funcionários, o que significa um desperdício de tempo e dinheiro.

 

Com um sistema automatizado, os funcionários podem rastrear os gastos em tempo real e acessar seus relatórios de gastos de viagem em um único local. Proporcionar aos viajantes de negócios o controle e implementar um sistema de reservas automáticas simplifica o gerenciamento de despesas e libera muito tempo em muitas áreas de uma empresa.

 

Para as equipes de finanças, um processo automatizado de viagens corporativas é uma grande vantagem no seu dia a dia. Pilhas e pilhas de notas fiscais são processadas e tratadas com rapidez e eficiência. Em vez de afunilar tudo através de um gerente sobrecarregado e estressado, um processo automatizado mantém as coisas facilmente acessíveis e rastreáveis.

 

A automação do gerenciamento de viagens corporativas significa que todas as despesas podem ser rastreadas através da ferramenta de reservas. O viajante de negócios é livre para reservar e controlar sua própria viagem e pode fazer modificações com facilidade, e as empresas obtêm a visibilidade e o controle que precisam sobre os gastos de viagem.

 

A automação está aqui para ficar

Na virada do século, jovens empreendedores ambiciosos no comando de pequenas startups tinham idéias além das quatro paredes do escritório. Não contentes em deixar as empresas obsoletas e observando as dificuldades, procuraram construir seus negócios em novas tecnologias.

 

À medida que nos aproximamos de 2020, algoritmos, aprendizado de máquina e big data provaram ser o caminho a seguir.

 

Para os gestores de viagens, CFOs e viajantes de negócios a automação já é uma das principais estratégias no trabalho do dia-a-dia. No momento atual do setor de viagens corporativas é um passo fundamental para manter seu negócio competitivo.

 

Estamos dando nossa contribuição nesta direção.