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Os 5 hábitos dos gestores de viagens bem sucedidos

 

À medida que a demanda por viagens de negócios cresce ano após ano e as empresas se cansam de trabalhar com agências de viagens, o papel do gestor de viagens começa a tomar uma outra forma. 

Os gestores de viagens trabalham em conjunto com vários departamentos e estão constantemente em contato com os viajantes. Eles precisam de um conjunto único de habilidades para enfrentar os desafios do gerenciamento de viagens corporativas, adotar novas ferramentas, criar estratégias criativas e trabalhar efetivamente em ambientes de ritmo acelerado.

As responsabilidades de um gestor de viagens incluem:

 
  • Reserva e aprovação de viagens

  • Elaboração de políticas de viagens e fluxos de trabalho de aprovação

  • Garantir a conformidade com a política de viagens

  • Implementar tecnologia para otimizar processos

  • Otimizar despesas de viagem

  • Comunicação com viajantes e partes interessadas

  • Medir KPIs de gastos com viagens

  • Garantir que a empresa cumpra seu dever de atendimento por meio de um plano de gerenciamento de riscos de viagem

 

Aqui estão algumas rotinas que todo gestor de viagens deve adotar para se destacar no trabalho e cumprir efetivamente todas as suas responsabilidades. 

 

1. Supervisionar a implementação de tecnologia 

Sua empresa pode adquirir o software de viagem mais avançado, mas se seus viajantes não souberem usá-lo, você não estará aproveitando ao máximo. 

Certifique-se de que seus viajantes saibam para que servem sua estratégia de tecnologia de viagens – plataformas de gerenciamento de viagens, sistemas de reservas, ferramentas de custos etc. – quais são seus recursos e por que você optou por implementá-los. A transparência incentiva o uso correto dessas ferramentas, fazendo com que os viajantes se sintam mais envolvidos. 

Se o software que você contratou não for muito intuitivo, organize sessões de treinamento e acompanhe seus viajantes. Melhor ainda, escolha uma plataforma de gerenciamento de viagens fácil de usar que seja integrada com outros aplicativos como por exemplo de transporte terrestre e possa sempre estar com você em todos os momentos de sua viagem.

 

2. Delegue e Priorize 

Para os gestores de viagens que desejam manter o controle de todas as suas responsabilidades, é essencial saber como priorizar e delegar tarefas. Quando você está encarregado de melhorar a experiência do viajante, economizando em viagens, mantendo as partes interessadas satisfeitas com os relatórios regulares, selecionando o melhor software de gerenciamento de viagens, você não pode esperar fazer tudo por sua conta e ao mesmo tempo.

Escreva uma lista de suas tarefas diárias mais comuns, classifique-as em ordem de importância e pense sobre quais você absolutamente precisa fazer pessoalmente. Delegue o resto. A cada dia, ordene suas tarefas com urgência e sempre conclua uma antes de passar para a próxima. 



Os sistemas de gerenciamento de viagens podem ser super úteis ao tentar liberar um pouco do seu tempo. Por exemplo, você pode repassar o suporte de viagens interno da empresa (as modernas plataformas de gerenciamento de viagens vêm com um serviço de suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana), para que você não precise lidar com as chamadas recebidas quando algo der errado. Você também pode acompanhar seus viajantes em tempo real, diretamente do seu painel, para poder se concentrar em suas tarefas sem ter que se preocupar com a localização deles.

 

3. Monitorar a conformidade com a política de viagens

Como gestor de viagens, uma de suas responsabilidades mais importantes é garantir que sua empresa tenha uma política de viagens clara e atualizada. Mas esse é apenas o primeiro passo. Como a alta conformidade é a maneira principal de reduzir custos de viagem, você também precisa garantir que sua política seja respeitada.

Claro, isso não significa que você deve começar a brincar de xerife e atacar seus viajantes por suas ações fora da política. O motivo para acompanhar as violações é poder identificar tendências que possam lhe dizer algo sobre o desempenho de sua política. Talvez seus viajantes não entendam as regras ou precisem apenas de um lembrete. Talvez uma mudança de política seja mais eficaz. 

Para descobrir, observe os dados que você possui de reservas fora da política. Existem alguns departamentos que ultrapassam mais do que outros? Eles podem exigir mais flexibilidade. Você tem uma quantidade surpreendente de reservas fora da política para um destino específico? Talvez você deva consultar os preços dos hotéis e verificar se pode definir um limite um pouco mais alto para essa cidade.

As plataformas de gerenciamento de viagens que permitem personalizar sua política de viagens podem ser de grande ajuda no monitoramento de dados de conformidade e nas alterações necessárias, sem a necessidade de atualizar sua política global.

 

4. Seja gentil com seus viajantes

Ser bom com tecnologia e números é uma coisa, mas a parte mais importante do conjunto complexo de habilidades de um gestor de viagens é ser bom com as pessoas. 

Não importa em que departamento você trabalhe, quando estiver lidando com pessoas, estará atravessando o território do RH. Proporcionar uma boa experiência ao viajante se torna sua missão e embora você não possa influenciar pessoalmente todos os aspectos dela, precisa ser paciente, empático e gentil. Sempre tenha em mente os melhores interesses de seus viajantes, seja em reservas, alterações de horário ou emergências que os ajudem. 

É mais provável que viajantes felizes reservem dentro da política. Mantê-los satisfeitos acabará por tornar seu trabalho mais fácil e seu gerente feliz também. Pode parecer contraditório, mas dar liberdade aos viajantes na verdade oferece mais controle sobre os gastos com viagens, algo que sua equipe financeira irá adorar. 

 

5. Peça feedback

Como você saberá se o processo de gerenciamento de viagens que você implementou está funcionando se você não conversar com as pessoas que os usam?

Não permita que seus viajantes fiquem quietos com as falhas do processo atual da sua empresa ou queixem-se uns aos outros. Dê a eles a oportunidade de discutir sua experiência com você. 

Você pode organizar uma reunião ou enviar uma pesquisa perguntando sobre o que eles gostam e o que mudariam quando se trata de tecnologia, processos, opções, etc. Desde que você entenda as coisas, estará fazendo o máximo possível para fazer ajustes e otimizar a satisfação do viajante.